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Lösungsansätze gegen die Datenflut und die damit verbundene Ineffizienz in Unternehmen


Die Datenflut ist allgegenwärtig: Der Empfang von 50 bis 100 Emails am Tag ist heute ganz normal. Das Problem: Jede Nachricht will gelesen, nach Priorität eingestuft und gegebenenfalls bearbeitet werden. Das kostet Zeit und Nerven. Ronald Boldt ist Leiter Business Solutions bei SPI und langjähriger Dozent für Geschäftsprozessorientiertes IT-Management an der HTW Berlin. Drei seiner Studenten haben sich mit den Ursachen der Datenflut und möglichen Lösungsansätzen beschäftigt.

Nach der Definition des Begriffes „Datenflut“ werden Ursachen für diese herausgearbeitet. Diese können sehr vielseitig sein und werden hier in drei Kategorien unterteilt: Technische Ursachen, organisatorische Ursachen und sozio-psychologische Ursachen. Die Studie empfiehlt, dass nicht nur Ursachen aus einer Kategorie bekämpft werden, sondern dass alle Ursachen beachtet und ihnen entgegengewirkt werden muss.

Im Fortgang der Untersuchung wird auf die Folgen der Datenflut für das Unternehmen eingegangen. So kostet die Beschäftigung mit der Datenflut Arbeitszeit, welche entlohnt werden muss. Von dieser Datenflut sind schätzungsweise 20% komplett irrelevant, sodass hier Arbeitszeit und Geld vergeudet wird. Im nächsten Schritt werden die Folgen der Datenflut für die Mitarbeiter herausgearbeitet. So kann der Mitarbeiter dafür verantwortlich gemacht werden, wenn er der Datenflut nicht gewachsen ist und beispielsweise auf eine E-Mail nicht schnell genug antwortet. Zum anderen wird er von seiner eigentlichen Arbeit abgelenkt. Dadurch wird die Arbeit eher qualitativ minderwertig oder in einem zeitlich größeren Ausmaß bewerkstelligt.

Im weiteren Verlauf werden technische Lösungsansätze vorgestellt. Eine Kollaborationsplattform bietet die Möglichkeit der Zusammenarbeit, des Dokumentenmanagements und der Wissensverteilung und damit eine Reduzierung der Datenflut für den Einzelnen. Neben der Kollaborationsplattform können beispielsweise E-Mail-Restriktionen oder das Erlernen eines geordneten und sinnvollen Umgangs mit E-Mails helfen.

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